Cerrando un proyecto

En los últimos años mi empleador a venido transformando sus políticas y procedimientos en materia de administración de proyectos en un fin mas que un medio. Pasó de ser una guía, buenas prácticas y forma metodológica de trabajo a un propósito y razón de ser (además de agregar más pasos y papeleo entre las diversas etapas que la comprenden). La política interna (lease “grilla”) ha inclinado y desviado la atención de jefes y supervisores al proceso en lugar de reforzarla o mantenerla sobre el propósito del proyecto en sí.

La aumentada complejidad del proceso y su seguimiento trajo consigo, obviamente, más trabajo. Desafortunadamente, no siempre es posible acumular más trabajo sin ceder algo a cambio, mas tratándose de recursos con una capacidad de trabajo caprichosa y limitada: los recursos humanos.

En estos momentos estoy cerrando un proyecto. Esto pudiera parecer un momento mas (un hito en la terminología de proyectos). Sin embargo,  bajo los procesos de mi empleador, esto representa un periodo en el que se invierte trabajo elaborando documentos sobre las actividades finales, recabando evidencia y echando a andar las acciones de varias de las personas que vigilan el desempeño de los procesos, el apego a los procedimientos y quienes son responsables de las áreas o sistemas para los cuales aplicó el mencionado proyecto. Todo esto último pudiera parecer algo bueno y necesario. ¿Cuál es el problema entonces? El problema es que todo esto es hecho solo para lo relacionado con la documentación y registro del proyecto,  no hay nada similar sobre el producto del proyecto. Hablo de dos aspectos en el desarrollo de un producto de software que consumen recursos y en muchos casos compiten; para mi caso no están compitiendo, no hay nada contra que competir. Todos los procesos administrativos nos mantienen ocupados de manera que la verdadera razón de ser del proyecto simplemente recibe la atención necesaria para que algo se haga (no necesariamente bien), resultando que el trabajo administrativo supera al técnico, y el técnico no es medido de ninguna forma

Todos los vigilantes y autorizadores en el proceso administrativo indican fallas, faltas, omisiones e indican correcciones que hacer, deteniendo cualquier avance, hasta que todos los formatos hayan sido correctamente requisitados, hasta que todos los procesos hayan sido seguidos apropiadamente, aunque en realidad pocos o ningunos de ellos sepan qué se hizo, para qué se hizo o cómo se hizo (muchos indican que no necesitan saberlo de hecho pero la mayoría cubre sus actividades como si se tratara de una función vital del negocio o como si el hacerlo fuera la razón de ser de las áreas tecnológicas).

La pérdida de la visión y propósito final del desarrollo de proyectos no ocurrió gratuita ni rápidamente. Por lo que yo recuerdo y supe, una cultura persecutoria ya estaba gestándose hacía mucho. A ésta se le unió la idea de cuantificar y regular lo irregulable (la calidad, la disminución de errores, la creatividad, y la aventura de hacer algo innovador, único y de vanguardia) así como incrementar los elementos de calificación sobre aquello que ya era cuantificado y cualificado. Mientras todo esto se gestaba (los administradores dicen que “maduraba”) una complejidad natural de todo esto comenzó a surgir. Esto llevó a la necesidad de tener una forma de poder apreciar (no necesariamente entender) tanto indicador y calificación que se iba creando. Se probaron valores, vinieron después los colores. Se creo una cultura de temor al rojo, que pasó de ser una señal de aviso, a algo de alarma y luego algo prohibido. Esto llevó, irremediablemente, a la necesidad de ver que todo fuera seguido para poder tener los valores que llenarían los reportes de la gente que menos idea, detalle o conocimiento tiene sobre el trabajo realizado y sus obstáculos para realizarlo pero que creen que su gestión es ver que sólo debe haber indicadores en verde y que la desaprobación por la aparición de algo que sea de otro color corregirá cualquier desviación, pues a sus ojos no es el proceso sino la gente la causa del problema.

Equivocadamente, se buscó imponer más controles y forma de asegurarse que los procedimientos deberían ser seguidos en lugar de buscar las causas por las que eran ignorados y buscar así su simplificación. Una bola de nieve comenzaba a crecer. A esto se le sumó  la integración a una cultura organizacional global cuya administración era más compleja, el recorte de personal, la contratación de desarrollos por outsourcing y aumento de trabajo que provoca descuidos por capacidades rebasadas. Son muchas cosas. Es difícil identificar todas pero también es difícil nombrar a una como origen. Por supuesto, la necesidad de llevar los controles y seguimiento mencionado obligó a la creación de roles y estructuras organizacionales para poder cubrir estas actividades además de más controles que les permitieran llevar más sencillamente la gestión de algo que no entendían (el desarrollo de software). personalmente creo también que esto último se volvió un círculo vicioso, pues ahora no sólo está la necesidad de la actividad sino la justificación de su existencia. Como un resultado nefasto han venido surgiendo procesos, documentos, datos y muchas cosas que pretenden poder servir para registrar una actividad y así proporcionar la información que los jefes dicen necesitan saber para determinar las acciones de su quehacer: administrar. Desafortunadamente la mayoría de ellos no sabe lo que administra fuera de un conocimiento general que parte de un flujo de datos, una arquitectura, y va disminuyendo conforme aparecen detalles más finos de los componentes, elementos, equipos, algoritmos y programación.

El proyecto para el cual estoy llevando su cierre fue iniciado por otra persona, pasó conmigo y me tocó darle seguimiento hasta su conclusión. Muchas cosas han pasado para este proyecto, entre ellas dos recalendarizaciones debido a que la infraestructura necesaria para poder llevarlo a cabo no había sido aún adquirida para cuando las actividades de desarrollo debían iniciar y, posteriormente, aunque ya adquirida, está no había sido instalada. Un retraso llevó a otro hasta sumar más de un año en esperas y redefiniciones. El tiempo alcanzó a este proyecto y hubo que dar paso a otros por lo que, tras algunas negociaciones y acuerdos, cambiaron los alcances, objetivos y la razón misma de éste.

Bueno, debo regresar a continuar con la recolección del “cascajo” dejado por este proyecto para poder continuar con el cierre de éste.

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