Gestión de actividades

Tengo muy presente un periodo de mi vida. Uno en el que me di cuenta que no estaba siendo eficiente, que estaba perdiendo un tiempo y conocimiento que difícilmente podría reponer.

Sólo el tiempo perdido y la muerte no tienen remedio. El primero no puede recuperarse. La segunda es inevitable.

Fue durante mi época de estudiante de posgrado. Más o menos entonces comencé a darme cuenta que estaba acumulando revistas, a las que después se le agregarían diversos documentos y materiales impresos. Fue una época que me tocó vivir de apertura y enriquecimiento de información y datos a través de las redes de computadoras, en el ocaso de los BBS (Bulletin Board Systems) y el boom de la Internet en la vida civil. Mucho material que conocer y poco tiempo para ello. Ya para entonces había vivido algo de una vida profesional y comenzaba a llenarme de información, tareas y responsabilidades.

Pocos años después de eso me integré con mi actual empleador, quien comenzaba a usar el correo electrónico como medio de comunicación interno. A lo pocos años, la vida en la empresa giraba entorno a la organización, procesamiento y elaboración de documentos, agendas, listas de pendientes, correos y notas en formato electrónico. La facilidad para su distribución así como para dar respuestas (no las mejores muchas veces) creó algo que nadie vió pero que sí consumió a todos sus integrantes.

Durante algún tiempo pude sobrellevar las cosas con mi PDA, una Palm III (ya he escrito algo al respecto). Desafortunadamente, poco a poco, el uso de este tipo de dispositivos fue siendo restringido por cuestiones de seguridad (primero por el software que viene con estos aparatos y que uno puede usar para sincronizarse con nuestro PIM (MS Outlook), lo cual no está autorizado y, además, éste puede causar interferencias o problemas a otros programas; poco después agregaron el pretexto de la “seguridad de datos”, tanto para evitar anotar en estos aparatos datos confidenciales- claves de acceso, contraseñas, datos privados de la organización -como para evitar robo de información de clientes- sobre todo cuando éstos comenzaron a ser de mayor capacidad). Estaba además que el software que podría emplearse para esto podía ser libre (dominio público) o de dudosa procedencia. Aún así, dure varios años en la ilegalidad.

Conforme perdí la posibilidad de uso de mi PDA, traté de basar toda mi administración de actividades profesionales y personales en el PIM que mi empleador me proporcionaba. Funcionó durante un tiempo pero siempre me faltó el poder tener conmigo aquello que usaba cuando no estaba en la oficina, que generalmente eran datos personales. Las vacaciones podían ser un problema para acceder a la parte de mi vida personal que se quedaba en la PC de la oficina.

Probé diferentes enfoques y métodos. Incluso tomé un curso de administración del tiempo que mi empleador nos patrocinaba como parte de la capacitación que debíamos tomar cada año. El curso fue bueno, sobre éste no tengo queja. Se trataba de un curso de gestión de actividades basado en un organizador tipo agenda y cuya mecánica de manejo podía ser transportado al Outlook o una PDA. Con el tiempo, este método fue rebasado conforme la dependencia (y la facilidad para gestionar a través) del computador aumentaba. Se necesita de una férrea disciplina, inflexibilidad y la posibilidad de prever con precisión lo que cada actividad consumirá para poder hacerlo funcionar.

Finalmente, decidí evaluar algunas otras alternativas para lidiar con la acumulación de pendientes que estaba creando y que parecían no tener fin. No sólo veía como las bandejas de entrada de mis buzones de correo se llenaban sino también como las revistas, papeles, y actividades se iban acumulando sobre mi escritorio o en algún lugar de la casa. El darse cuenta de este problema no fue fácil ni inmediato. Fue algo de años.

Después de buscar ideas y consejos en la red me llamó la atención el método de David Allen, comúnmente identificado por las siglas de su nombre GTD, de Getting Things Done. A diferencia de otros métodos me llamó la atención una dimensión de este método denominada “contextos“, un aspecto primordialmente enfocado a la realización de actividades que no necesariemente tienen que ver o medirse con la dimensión temporal a la que la mayoría de los métodos tradicionales de administración del tiempo recurren (horarios, prioridades y alarmas).

Dos aspecto más que también me llamaron la atención fueron los de su flujo de trabajo y el desprendimiento total de tener pendientes en la cabeza para poder enfocarse en hacer las cosas. Algunos aspectos del flujo de trabajo me parecieron muy intuitivos, quizás porque en cierta medida yo ya estaba aplicándolos.

Decidí adoptarlo (y estaba consciente que no sería fácil). Dependería de mi cambiar ciertos malos hábitos, métodos de administración de pendientes, uso del tiempo y quizás prescindir de algunas técnicas ya dominadas. Fue hace más de un año que tuve el primer contacto con Getting Things Done, contacto que fue puesto y administrado bajo mi anterior método de gestión de actividades. Quedó banadonado por un tiempo. Finalmente decidí retormarlo hace unos seis meses. Los últimos tres han sido más intensos, tratando de adoptarlo cabalmente. Aun no puedo decir que he triunfado; debo seguir trabajando en formar ciertas disciplinas y saber hacer uso de lo que este método propone.

Ningún método es la solución perfecta. Yo creo que todos los métodos sirven pero requieren cuatro cosas: el verdaderamente adoptarlos (compromiso), el aplicarlos totalmente (disciplina), el que sean los más adecuados para las situaciones, problemas o entornos en los que uno se mueve (la efectividad del método) y lo que uno usará para darles vida (herramientas).

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