Getting Things Done (8)

Asociados a los proyectos, están sus planes, que como ya se ha mencionado éstos deben conservarse a parte. ¿Cómo entonces se sabe que es lo que hay que hacer? Las listas de “siguientes acciones” (next-actions lists) es precisamente de lo que se encargan. Por lo que la decisión de la siguiente acción es crucial. La acción necesita ser la siguiente actividad física, visible de cada proyecto.

Aunque Allen indica en su obra que cualquier acción menor a a un esfuerzo de dos minutos debe ser atendida en el instante, se trata de una cantidad de tiempo arbitraría que debe ser definida por el practicante de GTD. Con esto se establece una importante distinción entre a aquello que debe dársele seguimiento y aquello que no. Son las acciones que deben ocurrir en una fecha e instante específico a las que debe monitoreárseles para poder ser cumplidas en tiempo y forma.

Los recordatorios que deben ser establecidos para tareas que deben ser atendidas en una hora o fecha específicas son apropiadas para un calendario o agenda, así como eventos que ocurren en una ventana de tiempo. Información específica de fechas y eventos es algo que se debe incluir en las agendas o calendarios. La agenda o calendario debe ser considerado un terreno inmutable, sólo visitable cuando haya eventos, citas o acciones reagendadas.

Estas tres cosas son las que van en un calendario, nada más. Conceptos como listas de pendientes diarias (daily to-do lists) deben ser olvidadas, ya que se considera no funcionan, por dos razones:

  • Para aquellos quienes reciben nuevas cosas por hacer de manera diaria o para quienes deben evaluar la posibilidad o necesidad de hacer el trabajo diario, el mantener una lista diaria de pendientes se convierte en una consumidora de tiempo y desmoralizan al ver los pendientes siendo arrastrados día tras día, sin mencionar que puede convertirse en algo imposible de mantener debiendo dejar cosas sin atender temporal o definitivamente.
  • Hallar algo en la lista de pendientes diario que no tenga que ser hecho para ese día diluye el énfasis que hay que poner sobre las cosas que verdaderamente deben ser hechas ese día, y pueden actuar como distractores u obstáculos innecesarios.

Junto con el calendario o agenda, los recordatorios para dar seguimiento a las acciones deben ser anotados en listas de acciones siguientes. Ésta puede ser una o pueden ser varias (o puede considerarse categorizarse una única lista) si el número de siguientes acciones excede un número para el que se nos haga cómodo darle seguimiento apropiado.

Para todo aquello que no pueda ser factible de realizarse, como ya se vio en un post previo, debe:

  • Desecharse si no tiene un potencial de acción futura o un valor de referencia.
  • Debe “incubarse” si hay algo que debe hacerse pero el cúando está incierto o no es del todo inmediato. Una lista con nombre “Someday/Maybe” o un archivo tickler son los contenedores recomendados para ello.
  • Las acciones concluidas de las que se quiere conservar la secuencia de pasos o datos, o cosas que no pueden hacerse pero que queremos conservar por alguna razón, se anotan o mueven a listas o contenedores de archivamiento. Fuera de nuestra vista pero disponibles para cualquier consulta.

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