Getting Things Done (10)

La última etapa del método de David Allen, el hacer (Do), tiene como propósito facilitar la elección de cosas por realizar. Es importante hacer la distinción entre planear y hacer las cosas. Mucha gente piensa que con obtener un plan de trabajo ya está todo resuelto, como si el plan fuera a ejecutarse solo. Es muy común encontrarse en la mayoría de las empresas a gerentes y líderes de proyecto que presionan y presionan por obtener un plan de trabajo, como si su vida dependiera de ello y, cuando finalmente lo obtienen, se olvidan de éste para embarcarse en nuevas aventuras.

Ejecución.

Ante una lista de pendientes, uno puede seleccionar lo que mejor uno crea, espere o considere debe ser hecho. Ante un plan de trabajo se debe proceder con lo que debe ser hecho. El propósito de un sistema para la administración del tiempo y pendientes es el ayudarnos a movernos de una percepción a un hecho; se trata de ganar confianza y asertividad en la selección de lo que debemos hacer, para así con el tiempo, seleccionar aquello que deba ser hecho en el momento adecuado.
Desafortunadamente no hay una fórmula, método o procedimiento universal que nos ayude con esto pero, aun cuando haya elementos inciertos y difusos en el proceso (o en lo que éste se encuentre basado), el ser humano puede recurrir a su juicio, conocimiento e, inclusive, intuición para lograrlo.
Con esto en mente, Allen propone tres modelos de decisión que deben ayudar en facilitar el momento de selección. El primero es el modelo de cuatro criterios para seleccionar algo en un momento determinado, basándose en:

Contexto.- Por el lugar, momento o herramienta disponibles.

Tiempo.- La cantidad de tiempo disponible para hacer algo.

Energía disponible.- El esfuerzo que puede costar hacerlo.

Prioridad.- Lo más importante o urgente.

El modelo triple para identificar el trabajo diario.

Trabajo predefinido.- Esencialmente todo aquello contenido en las listas de acciones siguientes.

Trabajo que aparece.- Las cosas no planeadas, las sorpresas diarias, todo lo inesperado que nos trae la vida.

Trabajo en definición.- Cuando se trabaja en la identificación y selección de lo que se hará en el momento adecuado.

El modelo de revisión de seis niveles, que ayuda a considerar y ponderar nuestras prioridades en la vida:

Acciones actuales.- Todo aquello que debe tomarse y hacerse.

Proyectos vigentes.- Objetivos y resultados esperados de corto plazo, cuyos pasos a realizar para obtenerlos están ya definidos o pueden ser establecidos fácilmente.

Áreas de responsabilidad.- Nuestras responsabilidades. Áreas clave en las que se quiere lograr resultados y mantener estándares (a nivel personal y profesional). Listar y revisar nuestras responsabilidades debe darnos un marco de referencia para el establecimiento y revisión de nuestros proyectos.

Metas de uno o dos años.- Todos aquello que nos gustaría poder estar experimentando en nuestras vidas dentro de un plazo de uno o dos años. Nuestros objetivos de mediano plazo.

Visión de tres a cinco años.- Nuestras proyecciones de largo plazo profesionales, familiares y personales que nos guían en la selección de los objetivos a lograr en un mediano o corto plazo.

Vida.- ¿Cuál es el propósito de lo que hacemos y por qué estamos aquí? Todas las metas, visiones, objetivos, resultados, proyectos y acciones derivan de esto.

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